Le contrôle d'inventaire est une gestion très importante pour prendre le contrôle de votre établissement. Avant de commencer à gérer l'inventaire, il faut prendre conscience de la difficulté qu'il comporte.

REVO se charge de la gestion de toutes les unités de stock et de la diminution du stock à mesure que l’on vend des produits dans vos établissements, mais il faut une configuration préalable et une maintenance continue de part de l'administrateur du l'établissement.

On doit d’abord réaliser deux gestions très rapides :

1. Avant tout, on doit créer un dépôt. Donc, on entre dans Configuration Magasins et avec le bouton +Nouveau on crée le dépôt, et on lui donne un nom, par example, Dépôt Principal. Si le dépôt est déjà créé, on peut tout simplement en éditer le nom ou le laisser avec son nom par défaut.

2. Ensuite, vous devez associer ce dépôt à une caisse. Pour ce faire, on revient à la configuration Caisses et on édite la configuration actuelle pour associer le dépôt créé avec la caisse dont nous voulons déduire l'inventaire.

On a trois façons différentes de contrôler et de gérer l'inventaire avec REVO:

1. UNITÉS

Ce sont les produits qu’on achète par unités et qu’on vend par unités. Exemple : Boissons gazeuses.

Ce sont les plus faciles à gérer. Dans l'exemple suivant, nous activerons le contrôle d'inventaire du produit Coke.

• Allez à la fiche du produit et activez Contrôle de l'Inventaire.

• Plusieurs options sont affichées. Tout d'abord, vérifiez que l'unité sélectionnée par défaut est la bonne.

• Ensuite, on veut entrer les unités d'actions actuelles ; donc, on va à l'option d'Inventaire (0), et on voit l'écran suivant:

• Sélectionnez le dépôt

• Indiquez l'unité.

  Note : Il est très important d’utiliser toujours la même unité. On a choisi d’abord l’unité standard, et ici on sélectionne la même par défaut.

• Ajoutez le stock réel.

• Si l’on utilise le module Achats, on doit indiquer les unités que nous voulons avoir par défaut de ce produit. Lorsque le nombre d'unités est en dessous de celles indiquées par défaut, l'option apparaît pour créer un ordre d'achat avec les unités restantes. Par exemple, on peut imaginer qu’on a un stock réel de 49 unités et qu’on a indiqué un stock par défaut de 50 unités. A ce moment on verra dans l'option Refournissement du même écran le numéro 1, c’est à dire, les unités dont nous avons besoin pour atteindre le chiffre indiqué par défaut.

• Enfin, dans le champ Alerte d'Inventaire, on indique à combien d’unités on veut que le système nous avertisse que ce produit est à court de stock et qu’on doit le refournir.

  Note : REVO révise chaque jour tous les produits qui sont en dessous de votre alerte d'inventaire et vous envoie un courriel où l’on indique tous les produits à court de stock. Pour cela, il est essentiel d’introduire votre adresse e-mail dans le profil du compte REVO. Vous pouvez le vérifier via ce lien: Profil utilisateur. Activez les Notifications.

Ensuite, chaque fois qu'une Coke est vendue à partir de l'app REVO, elle en déduira automatiquement une unité de votre inventaire.

2. NOMENCLATURES

Nous devons parfois échantillonner un produit pour avoir le contrôle total de notre inventaire. C'est à dire, un produit est constitué par une variété d'ingrédients. Par exemple, un hamburger sera constitué de pain, viande, laitue, tomate et d'autres ingrédients. Dans ce cas, REVO vous permet d’approfondir un peu plus et d'avoir un contrôle exhaustif de toutes vos marchandises.

Pour cela, nous vous conseillons d’entrer dans Groupes et de créer un groupe caché (non actif) avec tous les ingrédients faisant partie de l'échantillonnage. On cache le groupe afin qu'il ne soit pas visible dans l'application REVO, mais les ingrédients existent pour gérer les échantillonnages. Ces types de produits sont utilisés uniquement pour la gestion des stocks et s’appellent: produits matières premières.

Pour chacun d'entre eux, on activera le contrôle d'inventaire comme nous l’avons déjà vu, on spécifie les unités correctes et on entre le stock qui leur correspond.

Note : Il est très important de toujours utiliser la même unité, sur l'écran principal du produit comme à l'intérieur du magasin.

Enfin, nous devons aller au produit Burger et ajouter l’échantillonnage correctement.

Note: Il est important de comprendre que dans ce cas, l'inventaire des ingrédients est contrôlé, mais pas le produit final qui serait le Burger. Quand un hamburger est vendu à partir de l'app, on déduit de l'inventaire de chacun des ingrédients en fonction de la configuration introduite dans l’échantillonnage.

3. PRODUITS AVEC FORMATS DE VENTE

REVO vous permet de vendre des produits avec différents formats de vente, ce qui optimise considérablement l'organisation et la gestion des stocks. Dans chacun des formats, on peut configurer le prix, le montant à déduire de l'inventaire, l'unité, les tarifs et un groupe de combinaisons si nécessaire.

Auparavant, on doit créer les formats de vente qu’on va utiliser dans les produits. Pour cela, on va à Formats de vente. Pour plus d’information, voyez ce lien.

Voyons un exemple Pour être plus clair. Nous avons une référence de vin que nous vendons à la bouteille et aux verres. Eh bien, au lieu de créer deux produits différents, nous pouvons créer la référence du vin en tant que produit avec format de vente.

Créer un produit avec un format de vente est très simple. Une fois dans la catégorie, on va sur le bouton +Nouveau et on choisit Produit avec format de vente.

Ensuite, on ajoute le nom et dans l'onglet des prix, on introduit Formats de vente.

Note : Avant de pouvoir entrer les formats de vente, vous devez enregistrer le produit.

Ici, nous voyons les champs suivants:

• Liste des formats de vente : Liste où l’on peut ajouter des formats de vente pour ce produit.
• Prix : Prix de chaque format de vente.
• Quantité : Montant à déduire de l'inventaire pour chaque format de vente. Dans cet exemple, in déduit 1 bouteille de vin 75cl. quand vous vendez une bouteille et 15cl quand vous vendez un verre de vin (5 verres pour chaque bouteille de vin).
• Unité : Dans cet exemple, une unité spécifique a été créée pour contrôler l'inventaire avec L. Mais cela peut être fait avec l'unité standard ; comme ça, on déduit 1 quand vous vendez une bouteille, et 0,20 quand vous vendez un verre.
• Impôts : Si le compte a créé des impôts différents par montant, ici ils pourraient être ajoutés pour chaque format de vente.
• Groupe de Combiné : Ici vous pouvez sélectionner un groupe de combinés dans le cas où le format de vente est combiné avec d'autres produits. Par exemple une combinaison de whisky et de soda.

Dans l'app, lorsque vous sélectionnez le produit avec un format de vente, vous verrez l'écran suivant:

4. CRÉATION D'UNITÉS

Revo XEF est livré avec un ensemble d'unités de base pour le contrôle des stocks. Si nécessaire, nous pouvons créer autant d'unités que nous le souhaitons. Pour ce faire, nous entrons dans le module d'achat :

1. Allez dans la section Purchase Orders.

2. Cliquez sur Unités.

3. En haut à droite, cliquez sur le bouton +New.

4. Nom : Nous indiquons un nom.

5. Unité : Nous indiquons l'unité principale

6. Conversion : Indique la conversion.

7. Cliquez sur Save.

Dans l'exemple, nous pouvons voir comment nous créons une nouvelle unité appelée "Bouteille" afin de pouvoir effectuer un contrôle d'inventaire sur les bouteilles de vin avec l'unité principale L et la conversion correcte.