ESTADO: ACTIVO
Los privilegios determinan qué acciones puede realizar cada empleado en la app. Crea grupos de privilegios según el puesto (por ejemplo, sala, responsable o caja) y asígnalos a los empleados correspondientes.
Te recomendamos aplicar el principio de mínimo acceso: activa únicamente los permisos estrictamente necesarios para cada función. Los permisos relacionados con cierres, pagos, anulaciones y desbloqueos deben reservarse a personas responsables.
1. VISTA GENERAL
1. Accede al back-office de Revo XEF.
2. Ve a Configuración / Privilegios de la app.
| ELEMENTO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| + Nuevo | Crea un nuevo grupo de privilegios. |
| Buscar | Filtra y busca entre los privilegios existentes. |
| Acciones | Elimina uno o varios privilegios seleccionados. |
| Nombre | Nombre identificativo del privilegio. |
| Privilegios de la app | Indica cuántos permisos activos contiene ese grupo (por ejemplo, 13 de 43). |
| Editar / Eliminar | Iconos para modificar o borrar el grupo de privilegios. |
2. CÓMO CREAR UN NUEVO PRIVILEGIO
1. Pulsa en el botón + Nuevo y asigna un Nombre que te permita identificar fácilmente el rol (por ejemplo: "Camareros Terraza" o "Encargados").
| CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Nombre | Añade un nombre descriptivo para identificar el grupo de privilegios. |
2. A continuación, activa los permisos detallados en los diferentes bloques de la configuración y pulsa Guardar.
3. LISTADO DE PERMISOS
ORDEN
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Reabrir órdenes | Autoriza la reapertura de una orden ya cerrada para su corrección. Al reabrir una orden cerrada, los pagos asociados se revierten mediante devoluciones automáticas. La orden queda abierta para aplicar cambios y debe volver a cerrarse. Útil para subsanar errores de facturación. |
| Cancelar órdenes | Habilita la cancelación de una orden desde las acciones rápidas. El sistema solicita un motivo para dejar constancia de la incidencia, el cual puede revisarse posteriormente en los listados. |
| Devolver órdenes | Da acceso a realizar devoluciones de órdenes. Utilízalo cuando sea necesario revertir una venta ya realizada conforme al procedimiento del establecimiento. |
| Modificar productos enviados a preparación | Autoriza la modificación de productos de una orden que ya se han enviado a preparación o se han impreso. Es útil para corregir una observación, una cantidad o una opción solicitada por el cliente después de enviar la comanda. |
| Eliminar productos enviados a preparación | Habilita la eliminación de productos que ya se han enviado a cocina y/o KDS. Sin esta opción, el empleado no podrá retirar esas líneas de la orden y deberá seguir el proceso de cancelación establecido para la orden completa. |
| Anular productos con la cuenta impresa | Autoriza la anulación de productos de una orden después de imprimir la cuenta. Si la configuración de órdenes lo exige, la app solicitará un motivo. Las anulaciones quedan disponibles para su consulta en los listados. |
| Aplicar descuentos | Concede el uso de descuentos preestablecidos, tanto generales como sobre productos concretos. Asigna este permiso cuando el empleado deba aplicar promociones o descuentos previamente configurados. |
| Aplicar descuentos personalizados | Habilita la creación y aplicación de descuentos manuales, generales o sobre productos concretos, durante la toma de la orden. Estos descuentos son puntuales y no se guardan como opciones reutilizables. Para disponer de un descuento permanente, configúralo previamente en el back-office (ver artículo). Atención: Al afectar directamente al precio final, resérvalo para responsables. |
| Acceder a órdenes de días anteriores | Da acceso a abrir órdenes de días anteriores y realizar las acciones autorizadas sobre ellas. Conviene asignarlo solo a perfiles que necesiten gestionar incidencias o revisiones posteriores al cierre diario. |
| Reimprimir ticket | Habilita la reimpresión del ticket en las impresoras asociadas a los productos de la orden. Resulta útil cuando una impresión no se ha recibido correctamente o se necesita una nueva copia para preparación. |
| Marcar como impreso | Autoriza a marcar manualmente contenidos como ya impresos en cocina. Úsalo cuando la preparación se ha gestionado fuera del flujo habitual de impresión y necesitas actualizar el estado del contenido en la orden. |
CONTROL DE CAJA
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Cobrar órdenes | Concede acceso a la acción de cobro para finalizar una orden mediante las formas de pago disponibles. Sin esto, el empleado puede tomar órdenes, pero no completarlas mediante cobro. |
| Pagos cancelados | Autoriza el uso de la forma de pago "Cancelado". Úsala únicamente cuando el procedimiento interno requiera registrar el pago con ese estado. |
| Anular pagos | Habilita la anulación de pagos desde el histórico de órdenes. La acción solicita un motivo, queda registrada en la actividad del pedido y puede revisarse desde los listados. Atención: Debe reservarse a perfiles responsables porque afecta a operaciones de cobro ya registradas. |
| Acceder a Listados | Da acceso a consultar e imprimir el Informe Z y el resumen diario desde la app. Asigna esta opción a empleados que necesiten consultar cierres e información resumida de la operativa. |
| Acceder al inventario | Autoriza que el empleado acceda a la app Stock (ver artículo). Ten en cuenta que no sustituye los permisos propios configurados dentro de las funciones de inventario. |
| Entradas/Salidas | Habilita el registro de entradas y salidas de efectivo desde el control de caja. Resulta útil para documentar salidas para pagar a un proveedor o entradas para añadir cambio a la caja, siempre según el procedimiento del establecimiento. |
| Control de caja | Da acceso al control de caja para abrir y cerrar turnos, consultar el arqueo e imprimir el Informe Z y otros informes disponibles. Es un permiso adecuado para responsables de turno o de caja. |
| Imprimir Informe Z general | Autoriza la impresión del Informe Z de todas las cajas configuradas en la cuenta. Es distinto del acceso habitual a los informes de una caja o turno concreto; debe asignarse a perfiles con responsabilidad global de caja. |
| Cambiar la forma de pago | Permite modificar la forma de pago de una factura cuando sea necesario corregirla. El nivel de control se define por el administrador como Nunca, Siempre o Solo en el turno actual. |
| Facturas proforma | Habilita la impresión de facturas proforma. Utilízalo para entregar al cliente un documento previo al cobro o una cuenta detallada antes de finalizar la venta. |
ACCIONES DE ORDEN
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Renombrar la mesa | Autoriza el cambio del nombre mostrado de una mesa desde la orden. Puede utilizarse para identificar temporalmente una mesa, una zona o un cliente cuando la operativa lo requiera. |
| Escanear código QR | Habilita el escaneo de productos a partir de un código QR. Esta acción activa el escaneo de código de producto de forma exclusiva para la integración Balance Codes. No está pensada para añadir libremente cualquier producto a una orden sin esa integración. |
CONFIGURACIÓN
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Preferencias del dispositivo | Da acceso a las preferencias del dispositivo desde la app. Los cambios disponibles en la sección de configuración pueden estar limitados por el permiso complementario Secciones. |
| Secciones | Define qué apartados de las preferencias del dispositivo puede modificar el empleado. Úsalo para dar acceso solo a las áreas necesarias y evitar cambios no deseados en la configuración técnica. |
| Cambiar de perfil de preferencias | Autoriza el cambio del perfil de preferencias del dispositivo desde el menú de la app. Resulta útil cuando un mismo dispositivo debe utilizar configuraciones distintas según el servicio, zona o modo de trabajo. |
| Cerrar sesión | Concede la opción de cerrar sesión de la cuenta en la app. Asigna este acceso cuando el empleado deba poder terminar la sesión del dispositivo o cambiar de usuario mediante el flujo habitual. |
| Acceder a Integraciones | Habilita la apertura de la sección de integraciones desde el menú de la app. Las opciones disponibles dependerán exclusivamente de las integraciones configuradas para la cuenta. |
| Cambiar de cuenta | Autoriza alternar entre cuentas de XEF sin cerrar sesión. Resulta útil para empleados autorizados que trabajan con más de una cuenta operativa. |
| Editar mesas | Concede la edición del plano de mesas desde la app. Debe asignarse solo a perfiles que gestionen la distribución de sala, ya que los cambios pueden afectar a la operativa diaria general. |
| Asignar identificador al empleado | Autoriza la vinculación de un nuevo identificador al empleado. Limita esta acción a responsables, ya que los identificadores se utilizan para reconocer de forma segura a los usuarios dentro de la operativa. |
| Crear clientes | Habilita la creación de nuevos clientes desde la app durante la operativa. Es útil cuando se necesita registrar los datos de un cliente sin acceder al back-office. |
| Desactivar productos | Autoriza la inhabilitación de productos en XEF o SOLO, de forma temporal o permanente, desde las acciones rápidas de órdenes. Úsalo, por ejemplo, cuando un producto se agota o no debe estar disponible. |
| Activar productos | Concede la reactivación de productos en XEF o SOLO desde las acciones rápidas de órdenes. Es útil para restaurar la disponibilidad de un producto que se había desactivado. |
| Editar el precio de venta | Habilita la modificación del precio de venta de productos desde la app. Atención: Debe asignarse con cautela y solo a perfiles de confianza, ya que afecta directamente al importe final de la orden y a los ingresos. |
| Crear modificadores opcionales | Autoriza la creación de modificadores opcionales desde la app. Se utiliza cuando es necesario añadir una opción o nota adicional a un producto durante la toma de la orden. |
ENTREGA
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Entrega | Da acceso al uso del módulo Entrega. Asigna esta opción a empleados que gestionen pedidos a domicilio o las acciones disponibles dentro de ese entorno. |
| Repartidor | Habilita que el empleado utilice la función de repartidor en el módulo Entrega. Debe activarse para los perfiles que realizan o gestionan directamente los repartos. |
OTROS
| PERMISO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Editar mesas no compartidas | Autoriza la edición de mesas abiertas por otros empleados. Es vital para responsables que necesitan intervenir en una orden aunque no la hayan abierto ellos inicialmente. |
| Abrir cajón portamonedas | Habilita la apertura del cajón portamonedas al imprimir un ticket. Debe asignarse únicamente a los perfiles que necesiten gestionar y procesar efectivo durante el servicio. |
| Forzar desbloqueo | Concede el desbloqueo de una orden ocupada por otro usuario. Está pensado para incidencias excepcionales, como un dispositivo sin batería, bloqueado o fuera de servicio. Atención: Su uso indebido puede provocar conflictos en la operativa o pérdida de productos y órdenes, por lo que se recomienda limitarlo estrictamente a administradores. |
| Máquina de efectivo | Da acceso a la configuración de la máquina de efectivo. Debe asignarse a empleados responsables de operar o supervisar esa integración en el dispositivo. |
| Vaciar máquina de efectivo | Autoriza la realización de vaciados de la máquina de efectivo. Atención: Por su alto impacto en el efectivo gestionado, debe reservarse exclusivamente a perfiles autorizados y de máxima confianza. |
4. BUENAS PRÁCTICAS
REVISIÓN PERIÓDICA
Te recomendamos revisar de forma periódica la configuración de tus grupos de privilegios para asegurarte de que ningún empleado mantenga acceso a funcionalidades sensibles (como editar precios, anular pagos, vaciar máquinas de efectivo o forzar desbloqueos) si su rol no lo requiere.
