Revo Support

- STATUT : ACTIF

- VERSION COMPATIBLE : 4.8

1. QU'EST-CE QUE THE FORK MANAGER ?
2. COMMENT FONCTIONNE L'INTÉGRATION ?
3. CE QUE L'ON PEUT ET NE PEUT PAS FAIRE
4. CONFIGURATION ÉTAPE PAR ÉTAPE
5. FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN
6. INFORMATIONS DE LA RÉSERVATION DANS REVO XEF
7. PROBLÈMES POSSIBLES
8. COMMENT DÉSACTIVER L'INTÉGRATION

1. QU'EST-CE QUE THE FORK MANAGER ?

The Fork Manager (TFM) est un logiciel de gestion des réservations pour les restaurants qui centralise sur une seule plateforme les réservations de TheFork, TripAdvisor, Google, le Guide MICHELIN et celles effectuées directement depuis le site web ou les réseaux sociaux du restaurant.

Consultez plus d'informations sur theforkmanager.com.

2. COMMENT FONCTIONNE L'INTÉGRATION ?

L'intégration connecte automatiquement les réservations de TFM aux commandes de Revo XEF. Le flux suit toujours cette direction :

The Fork Manager → Revo XEF → The Fork Manager

Lorsqu'une réservation dans TFM passe au statut "Assise" (Seated) ou "Arrivée" (Arrived), une commande est créée automatiquement dans Revo XEF sur la table correspondante.
Lorsque cette commande est encaissée ou annulée dans Revo XEF, le détail de la consommation est envoyé automatiquement à TFM et la réservation est clôturée.

IMPORTANT : Les commandes ouvertes directement dans Revo XEF ne sont jamais transmises à The Fork Manager. La réservation doit toujours être créée depuis TFM.

3. CE QUE L'ON PEUT ET NE PEUT PAS FAIRE

✅ Ce que l'on PEUT faire

Recevoir automatiquement les réservations de TFM dans Revo XEF.
Travailler normalement sur la commande dans Revo XEF : ajouter des produits, gérer la table, etc.
Déplacer une commande vers une autre table dans Revo XEF et la clôturer correctement (la clôture parviendra quand même à TFM).
Encaisser ou annuler la commande dans Revo XEF pour que la réservation se ferme automatiquement dans TFM.

❌ Ce que l'on NE PEUT PAS faire

Ouvrir des commandes manuelles dans Revo XEF pour qu'elles arrivent dans TFM. Les réservations doivent toujours provenir de The Fork Manager.
Fusionner (merge) des commandes dans Revo XEF. Cette action rompt le lien avec TFM et la réservation ne pourra pas être clôturée correctement dans The Fork. Ne jamais effectuer cette action sur des commandes provenant de TFM.
Modifier des données depuis Revo XEF (nombre de couverts, notes, etc.) pour que les changements se répercutent dans TFM.
Clôturer la réservation depuis TFM une fois que la commande existe déjà dans Revo XEF. Dans ce cas, la commande dans Revo devra être clôturée manuellement.

❗ Réservations avec plusieurs tables

Si une réservation arrive avec plusieurs tables assignées, Revo XEF ouvrira une seule commande sur la première table reçue. Les autres tables resteront libres et sont gérées depuis TFM.

❗ Annulations

Si une commande est annulée dans Revo XEF, la réservation est clôturée dans TFM sans ticket de consommation.

❗ Actions depuis l'Historique

Les remboursements, l'association d'un client avec NIF ou la réouverture de commandes depuis l'Historique de Revo XEF ne sont pas communiqués à The Fork Manager.

4. CONFIGURATION ÉTAPE PAR ÉTAPE

La configuration s'effectue une seule fois par restaurant et, dans la plupart des cas, elle est réalisée par l'équipe de support ou le distributeur.

Avant de commencer : Assurez-vous d'avoir accès au back-office de Revo XEF et au compte The Fork Manager du restaurant.

Étape 1 – Créer l'intégration dans Revo XEF et obtenir le Token

1. Connectez-vous au back-office de Revo XEF.

2. Accédez à INTÉGRATIONS.

3. Cliquez sur + Nouveau, recherchez The Fork Manager et cliquez sur + Ajouter.

4. Enregistrez l'intégration sans renseigner aucun champ supplémentaire. Lors de l'enregistrement, le système génère automatiquement un Token unique pour ce restaurant.

5. Retournez dans l'intégration (bouton ✏️ modifier). Vous verrez maintenant le Token généré. Sélectionnez-le en entier et copiez-le.

Le Token est le code d'identification unique qui permet à The Fork Manager de savoir vers quel compte Revo XEF envoyer les réservations. Sans lui, la liaison n'est pas possible.

Étape 2 – Associer avec The Fork Manager

1. Accédez à la configuration des intégrations dans The Fork Manager : manager.thefork.com/integration (connexion requise).

2. Recherchez le POS "Cegid Revo XEF".

3. Collez le Token copié à l'étape précédente dans le champ correspondant.

4. Cliquez sur Next puis sur Confirm.

Si l'association est correcte, le popup de configuration se fermera automatiquement. À ce moment, The Fork Manager envoie une confirmation à Revo XEF et le Restaurant ID (Customer ID) du restaurant est enregistré dans l'intégration. Dans le Journal d'activité (ActionLog) du back-office de Revo XEF, vous devez voir deux lignes de confirmation.

Le Restaurant ID est l'identifiant unique assigné par The Fork Manager à ce restaurant. Il est enregistré automatiquement et est utilisé par Revo XEF pour vérifier que les réservations reçues appartiennent bien à ce restaurant. Il n'est pas nécessaire de le copier ni de le sauvegarder manuellement.

Étape 3 – Synchroniser les noms des tables

Les noms des tables doivent correspondre exactement entre The Fork Manager et Revo XEF pour que les réservations soient assignées correctement. Cette configuration s'effectue manuellement.

Pour faciliter cette étape :

Dans le back-office de XEF, accédez à INTÉGRATIONS, cliquez sur de l'intégration The Fork Manager et sélectionnez Exporter les tables. Vous obtiendrez une liste de tous les noms de tables de Revo XEF pour les configurer dans TFM.

IMPORTANT : Si le nom d'une table ne correspond pas exactement (y compris majuscules, minuscules et espaces), la réservation ne pourra pas être créée dans Revo XEF et une erreur apparaîtra dans le Journal d'activité.

5. FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN

1. Une réservation est créée dans The Fork Manager (immédiatement ou pour une date future).

2. Lorsque le client arrive au restaurant, le statut de la réservation est changé en "Arrivée" (Arrived) ou "Assise" (Seated) dans TFM.

3. La réservation crée automatiquement une commande dans Revo XEF sur la table correspondante, avec un total de 0 € et en statut « note en attente ».

4. Le personnel travaille normalement dans Revo XEF : ajout de produits, gestion de la table, etc.

La commande arrive sans produits. Le personnel doit les ajouter manuellement, car The Fork Manager ne transmet pas le détail des plats.

5. Lors de l'encaissement ou de l'annulation de la commande dans Revo XEF, la clôture est envoyée automatiquement à The Fork Manager.

6. INFORMATIONS DE LA RÉSERVATION DANS REVO XEF

Lors de la réception d'une réservation TFM, Revo XEF enregistre automatiquement les informations suivantes :

Notes de la commande

Un récapitulatif est généré avec les informations pertinentes de la réservation :

Menu ou promotion réservé (type et nom de l'offre).
Montant des Yums si la réservation inclut une réduction de fidélité TFM.
Notes du client sur la réservation.
Notes internes du restaurant.

Exemple : "PresetMenu: 99 EUR 'quatro mani cena' | Yums: 1000 | Rest: CEO de Acme, traiter avec soin | Reserv: J'ai besoin d'une chaise bébé"

Client

Le prénom, le nom et les allergies reconnues par Revo XEF sont enregistrés. Les allergies non reconnues et les restrictions alimentaires (p. ex. "Gluten Free", "Dairy Free") sont enregistrées dans les notes du client.

Couverts

Le nombre de couverts indiqué dans la réservation TFM est enregistré.

Prépaiement

Si la réservation inclut un prépaiement, il est enregistré automatiquement comme une facture avec le mode de paiement "The Fork".

Lien avec TFM

La commande est liée en interne à l'identifiant de réservation de The Fork afin que la clôture soit envoyée correctement.

7. PROBLÈMES POSSIBLES

En cas de problème, consultez toujours le Journal d'activité (ActionLog) dans le back-office de Revo XEF. Les messages liés à cette intégration commencent toujours par "TheFork Manager :" ou "TheFork Manager Error :".

Si vous ne trouvez pas d'information dans l'ActionLog, contactez le support Revo pour une analyse plus approfondie.

Erreurs lors de l'association (Étape 2)

Message d'erreur	Signification et action à effectuer
Missing credentials	Données manquantes dans la requête. Recommencez le processus depuis l'Étape 2.
Invalid credentials	Identifiants incorrects. Vérifiez que le Token est le bon.
Invalid unique-instance-token	Le Token collé n'est pas valide ou ne correspond pas à cette intégration. Copiez le Token à nouveau depuis Revo XEF.
Account is inactive	Le compte Revo XEF est désactivé. Activez-le avant de continuer.
Integration not found	L'intégration The Fork Manager n'existe pas dans le back-office. Recréez-la depuis l'Étape 1.

Erreurs lors de la réception d'une réservation

Message d'erreur	Signification et action à effectuer
Missing / Invalid credentials	Problème d'authentification entre TFM et Revo. Contactez le support.
Invalid Customer ID	Le Restaurant ID ne correspond pas à celui enregistré. Répétez l'association depuis l'Étape 2.
Account is inactive	Le compte Revo XEF n'est pas actif. Activez-le.
Integration not found	L'intégration n'est pas active dans le back-office. Vérifiez-le.
Reservation status is not 'RECORDED'	TFM a envoyé la réservation avec un statut différent de celui attendu. Aucune action requise ; la réservation ne doit pas être créée.
The orderId already exists	TFM a tenté de créer une réservation qui existe déjà dans Revo. Aucune action requise.
Tables not found in the payload	La réservation TFM n'inclut pas de nom de table. Contactez TFM.
Table not found in POS	Le nom de la table n'existe pas dans le plan de salle de Revo XEF. Vérifiez que les noms correspondent exactement (Étape 3).
Table is already in use	La table a déjà une commande ouverte. Clôturez-la avant l'arrivée de la prochaine réservation.
Can't create the order	La commande n'a pas pu être créée en raison d'une erreur inattendue. Contactez le support Revo.

Erreurs lors de la clôture de la commande

Message d'erreur	Signification et action à effectuer
Failed to send close request	Revo XEF n'a pas pu envoyer la clôture à TFM. La commande est clôturée dans Revo mais peut ne pas l'être dans TFM. Clôturez-la manuellement dans TFM si nécessaire et contactez le support.

Si le flux est correct et que les noms des tables correspondent entre les deux systèmes, aucune de ces erreurs ne devrait se produire.

8. COMMENT DÉSACTIVER L'INTÉGRATION

IMPORTANT : Avant de désactiver ou supprimer l'intégration dans Revo XEF, coordonnez-vous avec The Fork Manager pour qu'ils arrêtent les envois. Dans le cas contraire, les réservations continueront d'arriver mais généreront des erreurs dans le Journal d'activité.

Désactiver temporairement

1. Accédez à INTÉGRATIONS dans le back-office de Revo XEF.

2. Désactivez l'intégration The Fork Manager.

3. Informez The Fork Manager d'arrêter les envois de réservations.

Supprimer définitivement