La tarjeta regalo es un tipo de producto de Revo Xef. Con ella, damos una solución a los clientes que nos pagan por adelantado o bien que quieren regalar una experiencia en nuestro restaurante a un familiar, amigo, etc .

Fiscalmente se considerará que se trata de un pago anticipado por lo que se emitirá la correspondiente factura teniendo en cuenta el tipo impositivo correspondiente al del servicio a prestar. Una vez realizado el servicio se volverá a emitir una nueva factura, detallando el servicio prestado y minorando de la base imponible de la factura el importe consignado y repercutido en la primera factura correspondiente a la tarjeta regalo.

Dicho esto, para ajustarnos a la legislación actual, con Revo Xef crearemos un producto tipo tarjeta regalo, que al realizar la venta entregaremos junto a la factura. Es decir, se creará una tarjeta regalo con el importe seleccionado cargado y además, se imprimirá al cobrar y cerrar la orden la factura correspondiente. En un futuro, cuando esta tarjeta regalo se utilice, se reflejará como una deducción del importe en la base imponible de la factura.

¡KEEP CALM! Esto que parece tan difícil, con Revo Xef hemos intentado simplificarlo. Previamente hay que realizar unos pasos en el Back Office para asegurarnos de que el funcionamiento sea el adecuado.

CONFIGURACIÓN DEL BACK OFFICE

Para activar el funcionamiento de las tarjetas regalo debemos realizar un simple paso en el Back Office:

1. Activar el módulo de tarjetas regalo.

  • Accedemos a nuestro Back Office desde el navegador.

  • Pulsamos sobre Módulos

  • Pulsamos sobre Tarjetas Regalo.

  • Y por último, pulsa sobre Activar.

Esta acción nos crea todas las configuraciones necesarias para poder trabajar con tarjetas regalo de forma correcta. Es decir:

  • Un producto de solo gestión llamado Gift Card Use para el uso interno de las tarjetas regalo.

  • Una forma de pago nueva llamada Gift Card para poder cobrar con tarjetas regalo.

  • Por último, un producto tipo tarjeta regalo para poder crear o recargar una tarjeta regalo.

    • Este producto tendrá asociado el impuesto (IVA) correspondiente.
    • Además, estará configurado como artículo abierto para poder añadir la cantidad deseado como importe al crear o recargar una tarjeta regalo.

IMPORTANTE: Todas estas acciones se crearán en un grupo y categoría nueva. NO modificar/eliminar los productos creados o la forma de pago. Esto implicaría que no funcionara correctamente el proceso de las tarjetas regalo.

CONFIGURACIÓN DEL BACK OFFICE EN CUENTAS ANTIGUAS

En cuentas anteriores a esta modificación, se deberán activar todas estas acciones manualmente. ¿Cómo sabemos si debemos hacerlo manualmente? Si queremos utilizar el módulo de tarjetas regalo y la primera vez que accedemos al módulo, éste no nos aparece la opción de Activar y además en producto regalo (Gift card item) no aparece Gift card use (ver imagen), significa que debemos hacerlo manualmente.

Si por lo contrario, has podido activar el módulo como hemos visto anteriormente, estás de enhorabuena, : ) puedes ir directamente al uso de las tarjetas regalo en la app y saltarte todos los pasos que vienen a continuación.

Para ello hay que seguir estos pocos pasos:

1- Crear el producto de solo gestión Gift card use para el uso de las tarjetas regalo:

  • Accedemos a nuestro Back Office desde el navegador.

  • Creamos un grupo nuevo llamado por ejemplo: TARJETAS REGALO. Aprende cómo crear grupos.

  • Seguidamente pulsamos en el grupo recién creado y creamos una nueva categoría llamada también TARJETA REGALO. Aprende como crear categorías.

  • Edita la categoría con el icono ; en impuesto, selecciona el correspondiente a tu país de residencia. Por ejemplo: 10% en España.

  • Pulsa al botón Guardar para confirmar los cambios y comprueba que el impuesto se ha configurado correctamente.

  • Desde el botón + Nuevo pulsamos sobre Producto de solo gestión.

  • Por último, en nombre introducimos Gift card use y pulsamos sobre el botón Guardar para confirmar.

2- Crear el producto tipo tarjeta regalo para crear o recargar las tarjetas regalo:

  • Pulsar de nuevo al botón + Nuevo (Dentro del mismo grupo y categoría creados anteriormente)

  • Seleccionamos de la lista un producto tipo Tarjeta Regalo.

  • En nombre introducimos Nueva Tarjeta Regalo.

  • En la pestaña de Configuración, activamos artículo abierto. De esta forma se podrá añadir cualquier importe al crear la tarjeta regalo en la app.

  • Pulsamos el botón Guardar para confirmar.

Una vez hechos estos dos pasos, nos debería quedar la configuración de esta forma (ver imagen).

IMPORTANTE: Verificar que los productos creados tienen asignado correctamente el impuesto (IVA) correspondiente.

3- Crear la forma de pago Gift Card para poder cobrar con tarjetas regalo:

  • Accedemos a Formas de Pago en Configuración.

  • Pulsamos sobre el botón Nuevo en la parte superior derecha.

  • Introducimos en el nombre: Gift Card exactamente escrito, incluyendo las mayúsculas al inicio de cada palabra y en inglés.

  • Pulsamos sobre Activo.

  • Por último, pulsamos sobre el botón Guardar.

4- Asignar el producto de solo gestión creado anteriormente al módulo:

  • Accedemos a Módulos

  • Pulsamos sobre Tarjetas Regalo.

  • En producto regalo (Gift card item) seleccionar de la list el producto creado anteriormente Gift card use.

  • Pulsamos Guardar para confirmar.

¡Ahora Sí! Ya tenemos configurado correctamente todos los pasos para trabajar correctamente con tarjetas regalo.

USO DE LAS TARJETAS REGALO EN LA APP

Una vez en la aplicación y después de realizar las configuraciones anteriores en el Back Office, es importante Sincronizar en el menú de Revo Xef. De esta forma actualizaremos la configuración de nuestra cuenta.

En Revo Xef se pueden realizar diferentes acciones con las tarjetas regalo:

1. Proceso de creación (venta) de la tarjeta regalo:

Cuando un cliente nos hace un pago avanzado, desde Revo Xef activamos una tarjeta regalo y la cargamos con el importe que el cliente nos paga. Cuando creamos una tarjeta regalo la tenemos que identificar con un UUID (un código único).

  • Abrir una orden nueva.

  • Pulsar sobre el producto Nueva Tarjeta Regalo creada anteriormente.

  • En la ventana que aparece, introducir un UUID. Puede ser cualquier texto o numérico. Nos aparece también la opción de Generar un código UUID automáticamente.

IMPORTANTE: Si introducimos un UUID ya existente, en vez de crear la tarjeta regalo, la recargará con el importe añadido.

Nota: Lo ideal es que el establecimiento tenga diseñadas unas tarjetas para entregar al cliente. Estas tarjetas deben ir numeradas y el número de la tarjeta es el que se introducirá en Revo como UUID en el momento de vendarla y entregarla al cliente. Si no es así, cuando se activa una nueva tarjeta regalo, se imprime un ticket indicando el nombre y importe, además de un código de barras con la numeración (UUID) incluida.

  • Pulsamos sobre para confirmar.

  • Seguidamente pulsamos sobre la tarjeta regalo recién creada y en precio indicamos la cantidad que nos entrega el cliente. Por ejemplo 100€.

  • Por último, cobramos (cerramos) la orden en efectivo o tarjeta, dependiendo de como nuestro cliente nos entregue el dinero.

  • La tarjeta regalo se creará automáticamente y se imprimirá un ticket con su código de barras correspondiente en la impresora de caja.

Nota: Entregaremos al cliente el ticket de la tarjeta regalo y la factura correspondiente como comprobante.

2. Proceso de cobro con una tarjeta regalo:

Anteriormente, hemos visto como crear o recargar tarjetas regalo. El siguiente paso, es cuando un cliente que ha creado una tarjeta regalo quiere usarla para pagar.

  • Entramos en la orden que queremos cobrar pulsando sobre editar orden o bien directamente en la pantalla de previsualización con el icono

  • Pulsamos sobre el botón de Otras formas de pago (abajo a la derecha) y seleccionamos Gift Card.

  • Introducimos el UUID de la tarjeta y pulsamos sobre

Nota: Tenemos también la posibilidad de utilizar la cámara de nuestro dispositivo para leer el código de la tarjeta regalo y evitar así tener que introducirlo manualmente.

  • Aquí pueden ocurrir dos situaciones distintas:

    • El saldo de la tarjeta sea superior al total de la orden: En este caso, la orden se cobrará con su totalidad. Nos aparecerá un mensaje con el saldo pendiente en la tarjeta regalo después del cobro efectuado. Y por último, nos aparecerá otro mensaje indicando que la orden se ha cobrado con una tarjeta regalo y si queremos cerrarla. Pulsaremos OK.

    • El saldo de la tarjeta es inferior al total de la orden: En esta situación, nos aparecerá un mensaje indicando el saldo actual disponible de la tarjeta regalo y si queremos pagar la parte correspondiente de la orden. Al pulsar OK, se cobrará la parte de la orden y se deberá cobrar el importe pendiente de la orden con efectivo, tarjeta o cualquier otra forma de pago que tengamos activada en la cuenta.

  • En cualquiera de las dos situaciones, la tarjeta regalo aparece como una linea mas de la orden, reflejándose como una deducción del importe en la base imponible de la factura.

3. Consultar el saldo de una tarjeta regalo:

Cuando se activa el módulo en el Back Office y tenemos tarjetas regalo activadas en el sistema, en el menú de Revo Xef nos aparece una nueva opción: Saldo tarjeta regalo. Como su nombre indica, se utiliza para poder hacer consultas de saldo.

  • Pulsamos sobre el menú de Revo Xef

  • Entramos en Saldo de tarjeta regalo.

  • En la pantalla que aparece, introduce el UUID y seguidamente . El saldo se mostrará en pantalla.

  • Si seleccionamos el icono podrás reimprimir la tarjeta regalo en caso de que se haya extraviado.

4. Realizar una devolución como tarjeta regalo:

Existe la posibilidad de devolver el dinero en una tarjeta regalo. Por ejemplo, un cliente que sabemos que tiene una tarjeta regalo activa y debemos hacerle una devolución por el motivo que sea, se podría realizar de la manera convencional entregándole el dinero o bien podríamos hacerlo como un recarga en la tarjeta regalo.

  • Editamos una orden cobrada.

  • Eliminamos uno o varios producto que queremos devolver. Por ejemplo, por error se han cobrado en una orden.

  • Al pulsar sobre

  • Nos aparecerá un mensaje indicando si queremos realizar una devolución, entregándole así el dinero o bien si queremos recargar una tarjeta regalo.

  • Pulsamos sobre la segunda opción: Tarjeta regalo

  • En la pantalla que aparece, utilizamos la cámara para leer automáticamente el código de la tarjeta regalo del cliente, o bien introducimos el UUID manualmente.

  • Pulsamos para confirmar.

Automáticamente la orden se cerrará de nuevo y el importe devuelto se recargará en la tarjeta regalo.