Revo Support

- ESTAT: ACTIU

- VERSIÓ COMPATIBLE: 4.8

1. QUÈ ÉS THE FORK MANAGER?
2. COM FUNCIONA LA INTEGRACIÓ?
3. QUÈ ES POT I QUÈ NO ES POT FER
4. CONFIGURACIÓ PAS A PAS
5. FUNCIONAMENT DIARI
6. INFORMACIÓ DE LA RESERVA A REVO XEF
7. POSSIBLES PROBLEMES
8. COM DESACTIVAR LA INTEGRACIÓ

1. QUÈ ÉS THE FORK MANAGER?

The Fork Manager (TFM) és un programari de gestió de reserves per a restaurants que centralitza en una sola plataforma les reserves de TheFork, TripAdvisor, Google, la Guia MICHELIN i les realitzades directament des del web o les xarxes socials del restaurant.

Consulta més informació a theforkmanager.com.

2. COM FUNCIONA LA INTEGRACIÓ?

La integració connecta automàticament les reserves de TFM amb les comandes de Revo XEF. El flux sempre segueix aquesta direcció:

The Fork Manager → Revo XEF → The Fork Manager

Quan una reserva a TFM passa a l'estat "Asseguda" (Seated) o "Arribada" (Arrived), es crea automàticament una comanda a Revo XEF a la taula corresponent.
Quan es cobra o cancel·la aquesta comanda a Revo XEF, el detall del consum s'envia automàticament a TFM i la reserva es tanca.

IMPORTANT: Les comandes obertes directament a Revo XEF mai viatgen a The Fork Manager. La reserva sempre ha d'originar-se a TFM.

3. QUÈ ES POT I QUÈ NO ES POT FER

✅ Què SÍ es pot fer

Rebre reserves de TFM automàticament a Revo XEF.
Treballar la comanda amb normalitat a Revo XEF: afegir productes, gestionar la taula, etc.
Moure una comanda de taula a Revo XEF i tancar-la correctament (el tancament arribarà igualment a TFM).
Cobrar o cancel·lar la comanda a Revo XEF i que la reserva es tanqui a TFM automàticament.

❌ Què NO es pot fer

Obrir comandes manuals a Revo XEF i que arribin a TFM. Les reserves sempre han d'originar-se a The Fork Manager.
Fusionar (merge) comandes a Revo XEF. Aquesta acció trenca el vincle amb TFM i la reserva no podrà tancar-se correctament a The Fork. No realitzis mai aquesta acció sobre comandes provinents de TFM.
Modificar dades des de Revo XEF (nombre de comensals, notes, etc.) i que els canvis es reflecteixin a TFM.
Tancar la reserva des de TFM un cop la comanda ja existeix a Revo XEF. Si això passa, la comanda a Revo s'haurà de tancar manualment.

❗ Reserves amb múltiples taules

Si una reserva arriba amb més d'una taula assignada, Revo XEF obrirà una sola comanda a la primera taula rebuda. La resta de taules quedaran lliures i es gestionen des de TFM.

❗ Cancel·lacions

Si es cancel·la una comanda a Revo XEF, la reserva es tanca a TFM sense tiquet de consum.

❗ Accions des de l'Historial

Les devolucions, l'assignació de client amb NIF o la reobertura de comandes des de l'Historial de Revo XEF no es comuniquen a The Fork Manager.

4. CONFIGURACIÓ PAS A PAS

La configuració es realitza una sola vegada per restaurant i, en la majoria de casos, la duu a terme l'equip de suport o el distribuïdor.

Abans de començar: Tingues a mà l'accés al back-office de Revo XEF i l'accés al compte de The Fork Manager del restaurant.

Pas 1 – Crear la integració a Revo XEF i obtenir el Token

1. Accedeix al back-office de Revo XEF.

2. Ves a INTEGRACIONS.

3. Prem + Nou, cerca The Fork Manager i prem + Afegir.

4. Desa la integració sense omplir cap camp addicional. En desar, el sistema generarà automàticament un Token únic per a aquest restaurant.

5. Torna a entrar a la integració (botó ✏️ editar). Ara veuràs el Token generat. Selecciona'l sencer i copia'l.

El Token és el codi d'identificació únic que permet a The Fork Manager saber a quin compte de Revo XEF ha d'enviar les reserves. Sense ell, la vinculació no és possible.

Pas 2 – Vincular amb The Fork Manager

1. Accedeix a la configuració d'integracions a The Fork Manager: manager.thefork.com/integration (requereix login).

2. Cerca el POS "Cegid Revo XEF".

3. Enganxa el Token copiat al pas anterior al camp corresponent.

4. Prem Next i després Confirm.

Si la vinculació és correcta, el popup de configuració es tancarà automàticament. En aquell moment, The Fork Manager envia una confirmació a Revo XEF i es registra el Restaurant ID (Customer ID) del restaurant a la integració. Al Registre d'activitat (ActionLog) del back-office de Revo XEF hauràs de veure dues línies de confirmació.

El Restaurant ID és l'identificador únic que assigna The Fork Manager a aquest restaurant. Es desa automàticament i és el que utilitza Revo XEF per verificar que les reserves que rep pertanyen a aquest restaurant. No cal copiar-lo ni desar-lo manualment.

Pas 3 – Sincronitzar els noms de les taules

Els noms de les taules han de coincidir exactament entre The Fork Manager i Revo XEF perquè les reserves s'assignin correctament. Aquesta configuració es realitza manualment.

Per facilitar aquest pas:

Al back-office de XEF, ves a INTEGRACIONS, prem els de la integració de The Fork Manager i selecciona Exportar taules. Obtindràs un llistat amb tots els noms de les taules de Revo XEF per configurar-les a TFM.

IMPORTANT: Si el nom d'una taula no coincideix exactament (incloses majúscules, minúscules i espais), la reserva no podrà crear-se a Revo XEF i apareixerà un error al Registre d'activitat.

5. FUNCIONAMENT DIARI

1. Es genera una reserva a The Fork Manager (al moment o per a una data futura).

2. Quan el client arriba al restaurant, l'estat de la reserva es canvia a "Arribada" (Arrived) o "Asseguda" (Seated) a TFM.

3. La reserva crea automàticament una comanda a Revo XEF a la taula corresponent, amb total 0 € i en estat de "nota pendent".

4. El personal treballa amb normalitat a Revo XEF: afegeix productes, gestiona la taula, etc.

La comanda arriba sense productes. El personal ha d'afegir-los manualment, ja que The Fork Manager no envia el detall dels plats.

5. En cobrar o cancel·lar la comanda a Revo XEF, el tancament s'envia automàticament a The Fork Manager.

6. INFORMACIÓ DE LA RESERVA A REVO XEF

En rebre una reserva de TFM, Revo XEF registra automàticament la informació següent:

Notes de la comanda

Es genera un resum amb la informació rellevant de la reserva:

Menú o promoció reservada (tipus i nom de l'oferta).
Import de Yums si la reserva inclou descompte per fidelitat de TFM.
Notes del client sobre la reserva.
Notes internes del restaurant.

Exemple: "PresetMenu: 99 EUR 'quatro mani cena' | Yums: 1000 | Rest: CEO de Acme, tractar amb cura | Reserv: Necessito una cadira de bebè"

Client

Es guarden el nom, cognom i les al·lèrgies reconegudes per Revo XEF. Les al·lèrgies no reconegudes i les restriccions alimentàries (p. ex. "Gluten Free", "Dairy Free") es guarden a les notes del client.

Comensals

Es registra el nombre de comensals indicat a la reserva de TFM.

Prepagament

Si la reserva inclou un prepagament, es registra automàticament com una factura amb el mètode de pagament "The Fork".

Vincle amb TFM

La comanda queda vinculada internament a l'identificador de reserva de The Fork perquè el tancament s'enviï correctament.

7. POSSIBLES PROBLEMES

Si detectes algun problema, revisa sempre el Registre d'activitat (ActionLog) al back-office de Revo XEF. Els missatges relacionats amb aquesta integració comencen sempre per "TheFork Manager:" o "TheFork Manager Error:".

Si no trobes informació a l'ActionLog, contacta amb el suport de Revo per a una revisió més detallada.

Errors durant la vinculació (Pas 2)

Missatge d'error	Què significa i què fer
Missing credentials	Falten dades a la petició. Repeteix el procés des del Pas 2.
Invalid credentials	Les credencials són incorrectes. Verifica que el Token és el correcte.
Invalid unique-instance-token	El Token enganxat no és vàlid o no correspon a aquesta integració. Copia el Token de nou des de Revo XEF.
Account is inactive	El compte de Revo XEF està desactivat. Activa'l abans de continuar.
Integration not found	La integració de The Fork Manager no existeix al back-office. Crea-la de nou des del Pas 1.

Errors en rebre una reserva

Missatge d'error	Què significa i què fer
Missing / Invalid credentials	Problema d'autenticació entre TFM i Revo. Contacta amb suport.
Invalid Customer ID	El Restaurant ID no correspon al registrat. Repeteix la vinculació des del Pas 2.
Account is inactive	El compte de Revo XEF no està actiu. Activa'l.
Integration not found	La integració no està activa al back-office. Verifica-ho.
Reservation status is not 'RECORDED'	TFM ha enviat la reserva amb un estat diferent a l'esperat. No cal cap acció; la reserva no ha de crear-se.
The orderId already exists	TFM ha intentat crear una reserva que ja existeix a Revo. No cal cap acció.
Tables not found in the payload	La reserva de TFM no inclou nom de taula. Contacta amb TFM.
Table not found in POS	El nom de la taula no existeix al disseny de taules de Revo XEF. Comprova que els noms coincideixen exactament (Pas 3).
Table is already in use	La taula ja té una comanda oberta. Tanca-la abans que arribi la següent reserva.
Can't create the order	No s'ha pogut crear la comanda per un error inesperat. Contacta amb el suport de Revo.

Errors en tancar la comanda

Missatge d'error	Què significa i què fer
Failed to send close request	Revo XEF no ha pogut enviar el tancament a TFM. La comanda està tancada a Revo però pot ser que no a TFM. Tanca-la manualment a TFM si cal i contacta amb suport.

Si el flux és correcte i els noms de les taules coincideixen entre tots dos sistemes, no s'hauria de produir cap d'aquests errors.

8. COM DESACTIVAR LA INTEGRACIÓ

IMPORTANT: Abans de desactivar o eliminar la integració a Revo XEF, coordina amb The Fork Manager perquè aturin els enviaments. Si no ho fas, les reserves continuaran arribant però generaran errors al Registre d'activitat.

Desactivar temporalment

1. Ves a INTEGRACIONS al back-office de Revo XEF.

2. Desactiva la integració de The Fork Manager.

3. Comunica a The Fork Manager que aturin els enviaments de reserves.

Eliminar definitivament